Blog

Biuro – miejsce pracy stworzone dla pracowników

 

 

Większości z nas biuro kojarzy się tylko i wyłącznie z 8 godzinami spędzonymi w pracy, przed biurkiem, z oczami wpatrzonymi w monitor. Jednak mało kto z nas zdaje sobie sprawę, że ta przestrzeń również musi być odpowiednio zaprojektowana, przemyślana oraz musi spełniać odpowiednie wymogi prawne.

 

Dlatego projektując biura powinno się brać po uwagę przede wszystkim wygodę użytkowania. Jest to miejsce, gdzie ludzie spędzają bardzo dużo czasu, więc warto popracować nad tym by było nie tylko użyteczne, ale i przytulne.

 

Aby mieć pewność, że wszystkie te wymogi zostaną spełnione, do tego celu najlepiej wynająć profesjonalnego dekoratora wnętrz, takiego jak ten, którego znajdziemy na tej stronie internetowej - www.dom-art.eu. Da nam to pewność, że każdy metr kwadratowy będzie dobrze wykorzystany, przepisy BHP spełnione, a pracownikom będzie się dobrze wykonywało swoje obowiązki (wiadomo, że zadowolony pracownik wykonuje swoją pracę efektywniej).

 

 

 

 

Jakie pomieszczenia powinny znaleźć się w każdym biurze?

 

Aby biuro spełniało swoje role niezbędnym jest wyodrębnienie takich pomieszczeń jak:

 

- miejsce do pracy, gdzie będą znajdywać się stanowiska robocze dla pracowników,

 

- pomieszczenie przeznaczone do archiwizacji dokumentów,

 

- sekretariat,

 

- kasa pancerna lub sejf lub inne pomieszczenie chronione przed nieautoryzowanym wejściem,

 

- jeśli biuro jest duże warto zadbać o osobny pokój dla ochrony, gdzie będzie można zarządzać monitoringiem,

 

- oczywiście trzeba również zagospodarować takie miejsca jak kuchnia dla pracowników czy łazienka,

 

- sala konferencyjna, jeśli w naszej firmie dochodzi do częstych spotkań z klientami,

 

- osobne biuro dla kadry wyższego szczebla.

 

 

 

 

Na co przede wszystkim zwrócić uwagę?

 

Projektując wnętrze biura należy przede wszystkim zwrócić uwagę na wygodę użytkowania. Dlatego bardzo ważne jest aby:

 

- zadbać o odpowiednie oświetlenie. To nie tylko nasza dobra wola, ale także wymóg opisany w przepisach BHP. Oświetlenie powinno być odpowiednie ulokowane, tak by nie razić nikogo, o odpowiednim natężeniu i kącie padania. Warto również zadbać o to by do pomieszczenia dostawały się promienie naturalnego światła, gdyż to dobrze wpływa nie tylko na postrzeganie i zdrowie, ale również samopoczucie.

 

- Utrzymać odpowiednią temperaturę. W pomieszczeniach pracowniczych nie może być mniej niż 18 stopni. Grzejniki powinny być tak rozmieszczone, by ogrzać każdą przestrzeń. W lecie dobrze zadbać o klimatyzacje i odpowiednią wentylację pomieszczenia.

 

- Zadbać o ergonomiczne meble. Jest to bardzo ważne dla osób, które pracują przy komputerze. Siedząca pozycja źle wpływa na kręgosłup, dlatego ważne jest aby meble były dostosowane do człowieka, miały możliwość regulacji oraz były ergonomiczne.

 

- Wystrój był elegancki i czysty. Biuro jest wizytówką firmy, dlatego warto zadbać o porządek i ładny wygląd.

 

 

Czym jest firmowe know-how i jakie ma znaczenie dla przedsiębiorstwa?

Termin know-how pojawia się we współczesnej literaturze ekonomiczno-technicznej, a nawet prawnej, dość często. Określa on bowiem całość wiedzy (przede wszystkim technicznej) wykorzystywanej w danym przedsiębiorstwie do tworzenia oferowanych przez nie produktów oraz usług.

 

Definicja know-how według Międzynarodowej Izby Handlowej w Paryżu

Według definicji paryskiej Międzynarodowej Izby Handlowej, know-how jest całokształtem wiadomości, w tym fachowej wiedzy oraz doświadczeń, dzięki którym możliwe staje się wytworzenie określonego produktu. Know-how jest więc profesjonalną wiedzą oraz doświadczeniem dotyczącym konkretnej technologii oraz procesu produkcji.

 

 

Definicja know-how według Unii Europejskiej

Nieco inna definicja przedstawiona jest w prawie Unii Europejskiej. Przedstawiono ją w jednym z Rozporządzeń Komisji. Według niej know-how jest pakietem praktycznych informacji, które wynikają z doświadczenia oraz badań. Do ich najważniejszych cech należy:

-niejawność (informacje nie są łatwo dostępne i powszechnie znane),

-istotność (informację są ważne i użyteczne w przypadku produkowania artykułów których dotyczą),

-możliwość zidentyfikowania (informacje są przedstawione w sposób jasny i zrozumiały na tyle, by można było z całą pewnością stwierdzić, że są niejawne oraz istotne).

 

 

Jak przedstawia się kwestia know-how w polskim prawodawstwie?

Kiedy podmiot podpisuje umowę know-how, zostaje on upoważniony do korzystania z konkretnych praw podmiotowych. Strona przekazująca wiedzę techniczną albo organizacyjną

deklaruje, że podane informacje mają charakter poufny, jak również je wykorzystać w czasie działalności gospodarczej.

W ramach dóbr chronionych przez umowę know-how wymienić można na przykład wynalazki (nieopatentowane), wzory użytkowe, które nie zostały zarejestrowane, najważniejsze informacje techniczne oraz różnorakie doświadczenia podmiotu gospodarczego (na przykład administracyjne albo organizacyjne).

 

Czy know-how można wycenić?

Know-how jest jednym z rodzajów aktywów niematerialnych i prawnych. Jego odpowiednia wycena stanowi niejednokrotnie ważny element pozwalający stwierdzić, ile warte jest całe przedsiębiorstwo. Dzięki wycenie wiedzy technologicznej oraz doświadczeń danego podmiotu gospodarczego, można również wskazać w jakim stopniu dana firma osiąga przewagę nad swoją konkurencję.

Przykłady sytuacji, w których przydatna okazała się być profesjonalna wycena know-how, znaleźć można pod następującym linkiem: volante.pl/tag/wycena-know-how/. Jak widać, na zlecenie takiego procesu decydują się przedsiębiorstwa działające w różnych branżach gospodarki.

 

Jakie czynniki wpływają na wyższą wartość know-how?

Konkretna wartość know-how jest zależna od wielu czynników. Do najważniejszych z nich należą bez wątpienia:

-poufność informacji na temat technologii,

-poziom w jaki know-how wpływa na wzrost dochodów albo ograniczenie kosztów w danej firmie,

-niepowtarzalność i unikalność wiedzy zawartej w know-how,

-wpływ danego know-how na całość branży, w której działa przedsiębiorstwo.

 

Oprogramowanie niezbędne w prowadzeniu firmy

 

Anna Walczewska: w naszej firmie niedawno wprowadzono programy ERP, prawdę powiedziawszy początkowo było ogromne zamieszanie. W zasadzie wszyscy byli zdezorientowani i początkowo nienawidziliśmy tego systemu. Mieliśmy wrażenie, że jedyne co powoduje to chaos i znacznie wydłuża nasz czas pracy. Od tego czasu wszystko trzeba było wpisywać do systemu, nikt dokładnie nie wiedział po co. Nie wiedzieliśmy, aż do czasu... Z czasem okazało się bowiem, że jest to bardzo duże ułatwienie w pracy, teraz gdy chcę znaleźć jakieś informacje nie przerzucam tony teczek i notatek, tylko wpisuje w wyszukiwarkę hasło, które mnie interesuje. Mogę też zobaczyć, czy ktoś inny nie zajmował się podobną sprawą. To wiele ułatwia i znacznie przyspiesza pracę.

 

 

 

 

Kamil Bochenek: jestem handlowcem w firmie zajmującej się produkcją i sprzedażą mebli. Gdy zaczynałem pracę obowiązywał tam już system CRM, nim nauczyłem się go obsługiwać minęło trochę czasu. Często odczuwałem strach, że zrobię coś nie tak jak powinienem, usunę ważne informacje czy dodam inne błędnie. Jednak po kilku tygodniach udało mi się oswoić z tym programem. Teraz jest to duże ułatwienie, bo mam w systemie zapisane informacje o danym kliencie, dzwoniąc więc do niego mogę dostosować sposób prowadzenia rozmowy do osoby, z którą się kontentuję. Nasz CRM jest spięty z centralą telefoniczną dzięki czemu gdy klient dzwoni do mnie, a jest w systemie od razu wyświetlają mi się informacje o nim.

 

 

 

Lidia Cysilkowska: największym problemem w mojej firmie były stosy dokumentów, które zawsze musiały być pod ręką. Z każdym rokiem stos tych dokumentów się powiększał, a nie można było wynieść ich do archiwum bo często z nich korzystaliśmy. Rozwiązaniem okazała się w tym przypadku strona -  archive-it.pl/pomoc, z której zdobyliśmy oprogramowanie służące do elektronicznej archiwizacji dokumentów. Dzięki temu oryginały leżą bezpiecznie w archiwum, a my mamy dostęp do ich treść przez cały czas i to o wiele szybciej niż poprzednio. Kiedy żeby dotrzeć do konkretnych akt, trzeba było przejrzeć dwie czy trzy teczki poświęcone danej sprawie.

 

 

 

Wioletta Karczewska: w naszej firmie największym problemem był brak odpowiedniej komunikacji. Ciągle zdarzało się, że do kogoś nie dotarła informacja, ktoś o niej zapomniał, a komuś zginęła ona w zalewie innych e-maili. To ogromnie wydłużało czas naszej pracy, a na dodatek rodziło konflikty i sprawiało, że w wielu przypadkach nie dotrzymywaliśmy pierwszych terminów. Okazało się, że istnieje proste rozwiązanie tego problemu, gdy pojawił się nowy manager zarządził wprowadzenie systemu do elektronicznego obiegu informacji – początkowo wydawało nam się, że zamiast ułatwić, to ten system jeszcze bardziej komplikuje nasze życie – początkowo, bo z czasem okazało się, że było to dokładnie takie rozwiązanie jakiego potrzebowaliśmy, teraz pracuje nam się o wiele lepiej, rzadziej tez wybuchają konflikty. Dzięki temu poprawiła się atmosfera w pracy, nie musimy też odbierać telefonów z pretensjami o niedotrzymanie terminów.

 

 

 

Kadry i płace przedsiębiorstwa

 

Wszystkie firmy, które prowadzą działalność na dużą skalę posiadają dział kadr i płac. Do zadań pracujących tam osób należy między innymi sporządzenie listy płac, czy też dokonywanie rozliczeń. Dział zajmuje się pracownikami firmy, a także jest odpowiedzialny za przestrzeganie w przedsiębiorstwie przepisów BHP.

 

 

 

Specjalistka do spraw kadr i płac

 

Specjalistka do spraw kadr i płac odpowiada przede wszystkim za aktualizacje dokumentacji, a także za jej gromadzenie. Wszystko musi być przechowywane bezpiecznie, w zgodnych z prawem warunkach. Należy pamiętać, że dokumentacja posiada bardzo często dane osobowe, które objęte są ochroną. Specjalistka odpowiada także za zatrudniania pracowników oraz za naliczanie wynagrodzenia.

 

 

Dokumentacja kadrowa

 

Dział kadr i płac odpowiada za dokumentacje dotycząca każdego z pracowników. Niezbędne jest między innymi przygotowanie umowy o pracę, założona zostaje także teczka z wszystkimi danymi. Dział kadr odpowiada za wysłanie pracownika na badania lekarskie, a jeżeli te badania się kończą to jest on odpowiedzialny za dopilnowanie powtórnego badania.

 

 

Płace pracowników

 

Nie tylko kwestie kadrowe leżą w gestii działy kadr i płac. Pracownicy odpowiadają za naliczanie i wypłacanie wynagrodzenia. Dostarczają także wszelkie informacje do ZUS, czy GUS.

 

Kto może zajmować stanowisko specjalisty do spraw kadr i płac?

 

 

Osoba na stanowisko specjalisty do spraw kadr i płac musi znać przepisy prawa pracy, a także prawa ubezpieczeń społecznych. Wykształcenie niezbędne, to wyższe studia ekonomiczne, z zakresu rachunkowości, administracji lub finansów.

 

 

I. Ubiegać się o stanowisko specjalistki mogą również osoby po psychologi, politologi, czy socjologi. Biorąc pod uwagę, że specjalista pracuje na samodzielnym stanowisku, to najczęściej przełożonym takiej osoby jest dyrektor pionu finansowego.

 

II. Dla wspomagania pracy kadrowej niezbędne jest zainwestowanie w odpowiednie oprogramowanie. Doskonałe narzędzie znajdziemy pod adresem - www.lefthand.pl/pl/subsites/kadry_i_place.

 

III. Dzięki programowi z modułem kadry i płace możliwe jest znacznie sprawniejsze zarządzanie wszystkimi pracownikami. Skraca się czas jakie specjalista musi poświęcić na wypełnianie dokumentacji, ponieważ wszystko odbywa się bardzo intuicyjnie.

 

IV. Nie bez znaczenia jest także fakt, że specjalista do spraw kadr popełnia znacznie mniej błędów. Program automatycznie koryguje wszelkie nieścisłości.

 

Obowiązki działu kadr i płac

 

Dział kadr i płac odpowiedzialny jest za obieg dokumentacji firmy zgodny z przepisami Kodeksu Pracy. Wszelkie zwolnienia lekarskie, a także wnioski o urlop i wypowiedzenia również przechodzą przez dział kadr i tam muszą zostać odpowiednio opracowane. Kadry odpowiadają także za szkolenie organizowane przez firmę. Przygotowują materiały do przyswajania wiedzy, zajmują się nagrodami motywacyjnymi. Oczywiście wszystko realizowane jest na zlecenie zarządu firmy. Kadry mogą także przygotować obiektywną ocenę pracowników i na jej podstawie opracować plan działania na następne miesiące.

 

 

 

Księgowość firmy

Prowadzenie księgowości firmy nie jest zadaniem łatwym, bowiem wiele zależy od formy opodatkowania jaką wybrało przedsiębiorstwo, od rodzaju prowadzonej działalności, a nawet od branży w jakiej działa firma. Biorąc pod uwagę wszystkie te aspekty, wiele firm nie chcąc popełnić błędów decyduje się na sprawdzonego partnera jakim jest profesjonalne biuro rachunkowe takie jak ze strony - bmbk.pl/o-firmie. Prowadząc księgowość firmy należy zadać bowiem o:

 

 

 

Rozliczenia roczne firmy – w zależności, czy jest to spółka kapitałowa, czy osobowa rozliczenia roczne wyglądają różnie. Spółki kapitałowe rozliczają bowiem podatek od osób prawnych – CIT, natomiast spółki osobowe nie podlegają rozliczeniom, rozliczyć natomiast muszą się ich wspólnicy, w ramach podatku dochodowego od osób fizycznych – PIT,

 

Prawidłowe księgowanie kosztów – to czy dane wydatki można zaliczyć do kosztów, czy też nie, w dużej mierze zależy od rodzaju prowadzonej działalności. Są branże, w których bilet do kina czy nowy serwis do kawy będzie znajdował uzasadnienie do policzenia ich jako kosztów, są natomiast firmy, gdzie nie można będzie zaliczyć tego jako kosztu,

 

 

 

 

Rozliczenia delegacji pracowników – w zależności od długości delegacji oraz od kraju, do którego oddelegowany został pracownik, rozliczenie jego delegacji bywa różne, bowiem różne są diety, inaczej też liczy się delegacje, które trwały mniej niż 8 godzin, a inaczej delegacje kilkudniowe,

 

Rozliczanie kosztów związanych z firmową flotą pojazdów – w zależności od tego czy pracownicy poruszają się samochodami prywatnymi, czy firmowymi, w zależności od tego kto kupuje paliwo i jak długa była trasa różnie rozlicza się koszty eksploatacji samochodów, prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdów

 

Obliczanie amortyzacji – środki trwałe firmy podlegają amortyzacji, w zależności od tego o jakim środku trwałym mówimy różne będą stawki amortyzacji, wiąże się z tym również prowadzenie ewidencji środków trwałych oraz wyposażenia,

 

 

 

 

Rozliczanie pracowników – określenie wysokości pensji pracownika w zależności od rodzaju urlopu na jakim przebywał oraz w zależności od dostarczonych do firmy L4, określanie wysokości składek ZUS przypadających na danego pracownika i płaconych przez pracodawcę – to wszystko elementy, którymi również zajmuje się księgowość,

 

Obliczanie wysokości należnego podatku od dóbr i usług – VAT na podstawie obowiązkowo prowadzonego rejestru kupna i sprzedaży VAT.

 

 

 

 

To tylko niektóre z obszarów o jakie należy zadbać prowadząc księgowość firmy, im firma jest większa tym liczba obowiązków również wzrasta. Różne inne obowiązki księgowe mogą być również nałożone na firmy w zależności od branży w jakiej działają. Prowadzenie księgowości firmy wymaga czasu i umiejętności, właśnie dlatego wiele przedsiębiorstw decyduje się na zlecenie jej prowadzenia zewnętrznej firmie lub zatrudnia własnego księgowego na etacie, w obu przypadkach mają bowiem gwarancję, że ich sprawami księgowymi zajmują się profesjonaliści.

Notowania giełdowe